2　文書は、常に整理し、その所在箇所を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

2　文書主任は、その課の係長(相当職にある者を含む。)のうちから課長が指名する。

3　文書主任は、課長の命を受け、その課における次に掲げる事務を掌理する。

4　文書主任の事務を補助するため、文書副主任を置くことができる。

5　課長は、文書主任及び文書副主任を指名したときは、直ちにその職及び氏名を総務課長に通知しなければならない。

2　総務課長は、各課の文書事務の取扱状況に関して、随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導に当たるとともに、特に必要と認めるときは、その措置を求めることができる。

2　指令は、所管課で一連番号を付し、指令番号簿(様式第2号)に登録しなければならない。

3　前2項に規定する文書以外の文書は、文書管理システムに登録し、付された文書番号を用いるものとする。ただし、別に定めるところにより番号を付する場合を除く。

2　誤つて送付された文書は、正当な宛先に転送しなければならない。

3　返送された文書は、返送された理由を付し、所管課の文書主任に配布しなければならない。

2　親展文書を受領した者は、その文書が公文書であつたときは、直ちに所属する課の文書主任に返付しなければならない。

3　文書主任は、第1項の規定により文書を受付したときは、直ちに課長の閲覧に供さなければならない。

4　課長は、前項の規定により文書を閲覧したときは、自ら処理するもののほか、事務処理に必要な事項を指示して事務処理担当者に回付するものとする。

2　到達した電子文書について、その所管でないと認めたものは、直ちに所管課に転送しなければならない。

3　第16条の規定は、到達した電子文書の処理について準用する。

2　事項が複雑で即日処理し難いものは、期日を定めて上司の承認を受けなければならない。

2　処理案の決裁を受けるときは、別に処理の形式に関して規定があるときその他事務の効率上文書管理システムを使用することが適当でないときを除き、原則として文書管理システムにより起案するものとする。この場合において、当該起案は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行うものとする。

2　特に緊急を要する処理案は、起案者において持ち回りすることができる。

3　起案者は、紙決裁起案をするときは、起案書の所定欄に押印しなければならない。

2　前項の場合において、部内の他課に関係のある起案文書は、関係課長の合議を経て所管部長の決裁又は閲覧を受けた後に、関係部の合議を経ねばならない。

3　市長又は副市長の決裁又は閲覧を受けなければならない起案文書は、秘書広報室から提出するものとする。ただし、関係職員が自ら携行する場合はこの限りでない。

4　起案文書のうち、秘密を要するもの又は重要と認めるものについては、起案者又は所管課長等が自ら持ち回つて合議しなければならない。

2　合議を受けた事項について異議のあるときは、所管課と協議しなければならない。なお、意見が相違して協議が一致しないときは、所管課は双方の意見を具して上司の指揮を受けなければならない。

3　合議を受けた事項について異議のないときは、同意又は承認し、直ちに回付しなければならない。この場合において、検討の日時を要する場合は、あらかじめその理由を所管課に連絡しなければならない。

2　前項の規定により文書を返付されたときは、所管課において直ちに決裁年月日を文書管理システムに登録しなければならない。この場合において、紙決裁起案による文書にあつては、起案書に当該決裁年月日を記入しなければならない。

3　文書主任は、前項の文書について適正に処理されていることを確認しなければならない。

2　条例及び規則の原本となるべき文書は、総務課が作成し、市長の署名を受けるものとする。

3　訓令及び告示で例規となるものの決裁済の文書は、総務課が保管する。

4　庁外に文書を発送するときは、所管課において文書管理システムに所定の事項を登録しなければならない。

2　前項の手続を行う場合には、決裁文書に文書番号及び施行年月日を記入するとともに、文書管理システムに当該施行年月日を登録しなければならない。

2　市長名をもつて発送する文書で、差出し部課を明示する必要のあるものにあつては、市長名の次欄又は文書の末尾の余白に差出し部課名を括弧書するものとする。

3　部課相互間及び出先機関に発する文書は、部課長名又は部課名を用いるものとする。

4　出先機関から発する文書で、定例に属するもの又は軽易なものにあつては、出先機関名又はその長名を用いるものとする。

2　郵送は、原則として料金後納の方法による。ただし、これにより難いと認めるときは、郵便切手又ははがきを使用することができる。

3　料金後納の方法により郵送する場合は、郵便物に料金後納印(様式第9号)を押し、後納郵便物等差出票(様式第10号)に所要事項を記載しなければならない。

4　郵便切手、はがき又は現金を使用して発送する場合は、受払簿を作成し、所定事項を記入しなければならない。

2　前項の保存期間は、編集を終えた年度の翌年度から起算するものとする。

2　前項の書類倉庫は、総務課長が管理し、この出入については、総務課の指示に従わなければならない。

2　前項の規定により文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ文書管理システムに所定の事項を登録し、廃棄に係る文書目録(様式第12号)及び廃棄済簿冊目録(様式第13号)を作成して、廃棄済簿冊目録(様式第13号)にあつては、その写しを総務課長に提出しなければならない。

3　課長は、保存期間を経過した文書であつても、なお保存の必要があると認めるときは、総務課長に文書廃棄延長届(様式第14号)を提出し、さらに年限を定めて保存することができる。

4　課長は、その保存期間が永年とされている文書であつても、10年以上経過し、保存の必要がないと認めるものについて、第1項の規定による手続に準じて廃棄処分することができる。

5　廃棄文書で、機密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものは、溶解、焼却等の処置を講じなければならない。

1　この訓令は、令達の日から施行する。

2　津山市文書編さん保存規程(昭和27年津山市規程第2号)は廃止する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、昭和44年5月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、昭和45年11月1日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行し、昭和48年4月1日から適用する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この要綱は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、訓令の日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、この規程による改正前の津山市文書管理規程に定める様式により作成された用紙のあるときは、この規程の規定にかかわらず、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。ただし、第1条の規定は、令達の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、第1条の規定による改正前の津山市文書管理規程に定める様式により作成された用紙のあるときは、この訓令の規定にかかわらず、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、令達の日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の津山市文書管理規程に定める様式により作成された用紙のあるときは、この訓令の規定にかかわらず、当分の間、所要の調整をして使用することができる。